Berbicara tentang data, secara umum data mempunyai peranan penting untuk membantu ingatan seseorang terhadap peristiwa atau kejadian yang telah lalu serta menjadi alat guna menyebarkan berita dan pengetahuan. Dengan peranan seperti itulah data dapat membuka jalan bagi penelitian mengenai masa lalu yang berguna bagi pengembangan dan kemajuan masa sekarang. Tidak dipungkiri lagi bahwa salah satu hal utama dalam keberhasilan jalannya kegiatan dalam organisasi adalah kelengkapan data yang disiapkan. Jadi, data merupakan salah satu faktor penting dalam kelanjutan kegiatan ataupun dalam pengambilan keputusan. Abdul Kadir (Pengenalan Sistem Informasi Manajemen, 2003 : 29) mendefinisikan data sebagai sebuah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai.

Data sangat berkaitan dengan informasi, berbicara mengenai data dalam kerangka teoritis maka terdapat beberapa teori yang dikemukakan oleh para ahli, seperti yang diungkapkan oleh H. A. S. Moenir (Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, 2008 : 51) yaitu bahwa : “informasi adalah data yang telah diolah/dianalisa sehingga mempunyai makna tertentu”. Demikian juga Menurut Wing Wahyu Winarno (Sistem Informasi Manajemen, 2006: 1), yang menyatakan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguna untuk pembuatan keputusan. Kaitan antara data dan informasi juga diungkapkan oleh Sondang P. Siagian (Sistem Informasi Manajemen, 2005: 76) dalam pernyataannya sebagai berikut: ”yang diolah adalah data yang dapat dikatakan merupakan bahan ’mentah’. Sebagai bahan ’mentah’ data merupakan input yang setelah diolah berubah menjadi output yang disebut informasi”. Agar supaya data yang diperoleh mempunyai makna sesuai denga tujuan mencari data, maka data diolah untuk dialihkan menjadi informasi. Menurut George R. Terry dalam H. A. S. Moenir (Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia, 2008 : 52) proses pengalihan data menjadi informasi melalui 10 langkah yaitu:

1. Mendapatkan data yang benar dan akurat;
2. Mengumpulkan data yang ada kaitannya;
3. Mempelajari data yang ada;
4. Memasukkan data (data input);
5. Mempelajari keluaran data (data output);
6. Memilah-milah keluaran data;
7. Pengalihan hasil pengolahan data ke dalam bentuk tertentu (format informasi);
8. Penghitungan data secara matematis dan pemberian kode/nomor;
9. Meneliti kembali kelengkapan keakurasi data;
10. Data disimpan kembali untuk keperluan yang akan datang.

Untuk mendapatkan data yang benar dan akurat tentunya sangat berkaitan dengan tahap pengumpulan data, apabila data yang dikumpulkan tidak lengkap atau kurang benar maka data menjadi tidak akurat sehingga akan mempengaruhi segala macam proses yang berkaitan dengan data tersebut, contohnya pada pengambilan keputusan yang tidak dapat dilakukan apabila tidak tersedia data yang akurat. Terjadinya ketidakakurasian data dapat disebabkan adanya masalah dalam proses pengumpulan data, seperti yang dijelaskan oleh Davis dalam Abdul Kadir (Pengenalan Sistem Informasi Manajemen, 2003 : 41) tentang masalah dalam pengumpulan data yaitu :

1. Metode pengukuran dan pengumpulan data yang salah salah.
2. Tidak mengikuti prosedur yang benar.
3. Data hilang.
4. Kesalahan mencatat, atau mengoreksi data.
5. Kesalahan dalam prosedur.
6. Kesalahan yang disengaja.

Jadi tahap pengumpulan data merupakan tahap awal yang amat penting, apabila terjadi masalah pada tahap ini maka konsekuensinya adalah ketidaklengkapan atau ketidakakurasian data yang kemudian akan mempengaruhi proses-proses berikutnya.

Data dapat berupa dalam beberapa bentuk yaitu teks, citra, audio, dan video. Dalam hal ini Abdul Kadir (Pengenalan Sistem Informasi Manajemen, 2003 : 30) menjelaskan bentuk-bentuk data yaitu:

1. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel Koran.
2. Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.
3. Audio, adalah data dalam bentuk suara, instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemericik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.
4. Video, menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

Jadi data tersimpan dalam beberapa bentuk, yang menyimpan berbagai macam informasi yang digunakan demi tersedianya informasi yang akurat untuk jalannya kegiatan organisasi.

Dalam rangka mendukung pelaksanaan manajemen kepegawaian nasional dan peningkatan pelayanan kepegawaian terhadap Pegawai Negeri Sipil dibutuhkan database Pegawai Negeri Sipil yang akurat dan terkini. Database Pegawai Negeri Sipil yang akurat sebagai mana dimaksud adalah database Pegawai Negeri Sipil yang senantiasa dilakukan proses peremajaan data baik manual maupun berbasis teknologi. Dalam konteks data berbasis teknologi maka definisinya adalah adanya penggunaan satu sistem aplikasi pelayanan kepegawaian yang terpadu dan terintergrasi dengan database Pegawai Negeri Sipil. Pengembangan sistem aplikasi pelayanan kepegawaian yang terintegrasi dibangun dan dikembangkan tidak lain dan tidak bukan untuk selanjutnya dapat digunakan oleh seluruh instansi pemerintah. Untuk mendukung pelaksanaan manajemen kepegawaian nasional diperlukan sistem informasi manajemen kepegawaian nasional yang terintegrasi dengan menerapkan satu database

Pegawai Negeri Sipil dengan standarisasi data baik dalam format maupun penggunaan klasifikasi baku data tabel referensi. Dengan tersedianya satu sistem manajemen informasi kepegawaian, akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, tranparansi, dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan manajemen kepegawaian nasional. Penerapan sistem informasi manajemen kepegawaian nasional yang terintegrasi dan terhubung secara on-line dengan menggunakan satu database Pegawai Negeri Sipil, maka akan tercipta satu database Pegawai Negeri Sipil yang akurat dan terkini untuk digunakan dalam pengelolaan manajemen kepegawaian serta meningkatkan pelayanan

Pegawai Negeri Sipil dengan menggunakan Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian serta dapat menyajikan data informasi kepegawaian.

Memanglah tidak mudah apabila berbicara mengenai data kepegawaian dalam konteks data yang telah tersistem dalam satu aplikasi berbasis teknologi. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit dalam pengembangan sistem informasi yang mumpuni yang dapat menghasilkan data yang akurat dan terintegrasi. Namun bagaimanapun itu dalam konteks data kepegawaian memang haruslah diupayakan tersedianya data PNS yang akurat yang dapat menggambarkan keadaan seorang PNS yang termuktahir, baik kepangkatan, pendidikan, kinerja dan lain sebagainya. (SGL)